Le choix du lieu où organiser l’événement est l’une des premières décisions à prendre, c’est aussi l’une des plus cruciale. Les paramètres à prendre en considération sont nombreux. C’est pourquoi, dans le cas d’événements de luxe avec un nombre élevé d’invités, cette décision est souvent confiée à des experts en organisation d’événements.
Une fois que vous connaissez le type d’événement que vous planifiez et le nombre d’invités que vous avez l’intention d’inviter, vous aurez une idée du type de lieu dont vous aurez besoin. Assurez-vous également de tenir compte du thème et du style de l’événement, et que le lieu reflète cela ainsi que les attentes des invités.
Nos conseils pour choisir le lieu de l’événement
Pour choisir le meilleur emplacement pour votre événement, il est important de prendre en compte plusieurs aspects. Certaines d’entre elles peuvent sembler anodines, mais attention à ne pas les sous-estimer, le succès de l’événement est en jeu !
Services et accessibilité
Le lieu choisi pour l’événement doit être situé dans un endroit facile d’accès pour la plupart des invités et facilement accessible. À ne pas sous-estimer, par exemple, la présence ou non d’un parking à l’intérieur de la propriété dans lequel garder les voitures et à partir duquel accéder rapidement aux zones dédiées à la fête.
Tenez compte du public de votre événement et de qui vous ciblez. Qu’il s’agisse d’événements de famille ou d’événement d’entreprise, essayez de choisir un lieu qui répondrait le mieux à leurs besoins ou à leurs attentes. Par exemple, les familles peuvent avoir besoin d’avoir accès à des vestiaires pour bébés ou à des divertissements pour enfants et à suffisamment d’espace pour que les enfants puissent courir, tandis que les entreprises s’attendent à un service de bar ou à un cocktail haut de gamme.
Assurez-vous également de tenir compte de la facilité d’accès à l’espace événementiel pour toute personne ayant des besoins spéciaux, notamment le stationnement, la distance à parcourir à pied, les commodités et l’accès à la rampe.
Nombre d’invités et superficie totale
Le nombre d’invités à l’événement est un discriminant important qui vous permet de comprendre immédiatement la surface et l’espace nécessaires. Les meilleures solutions prévoient en effet l’organisation de chaque moment de l’événement dans un espace différent : de l’apéritif de bienvenue au dîner ou au déjeuner, de la coupe du gâteau à la fête et aux salutations finales. Chacun d’entre eux doit permettre aux invités de socialiser et de s’amuser en évitant l’entassement, mais aussi la dispersion excessive. La surface totale du lieu, ou du moins des espaces dédiés à l’accueil d’événements, est donc extrêmement importante.
Le nombre d’invités attendu vous donnera une bonne idée de la taille du lieu ou de l’espace événementiel que vous devriez rechercher. De nombreux lieux ont une sélection d’espaces de tailles différentes, et cela changera également en fonction du type d’événement que vous organisez, par exemple un événement de style cocktail assis ou debout.
Distance des lieux d’hébergement
De nombreux lieux exclusifs pour événements privés offrent la possibilité d’y séjourner en réservant certaines suites ou l’ensemble de la structure aussi longtemps que nécessaire.
Toutefois, si le lieu choisi ne dispose pas de chambres, sa distance par rapport aux structures d’hébergement les plus proches doit être évaluée. En effet, les invités doivent pouvoir passer la nuit à proximité une fois l’événement terminé.
Exclusivité
Dans le cas de célébrations et de cérémonies VIP dans lesquelles l’intimité des invités est fondamentale, il sera nécessaire d’identifier un lieu permettant son utilisation exclusive par les invités pendant toute la durée de l’événement.
Restrictions
Les caractéristiques de l’événement en question doivent également être prises en considération. Par exemple, si une soirée finale avec DJ set ou musique est prévue, il est indispensable de vérifier s’il est possible ou non de faire la fête jusque tard dans la nuit.
De nombreux établissements établissent des horaires dans lesquels organiser des fêtes, des dîners, des apéritifs, des spectacles au- delà desquels il n’est pas possible de continuer la fête. Il est donc évident que les besoins de l’événement et ceux du lieu doivent parfaitement s’accorder.
Emplacement
Le lieu de l’événement doit constituer la base de votre prise de décision. Assurez-vous que le lieu est accessible en transport et dispose d’un bon accès au parking, ainsi qu’à l’hébergement, en particulier si l’événement dure plusieurs jours.
Assurez-vous que le lieu se trouve dans un endroit raisonnable et accessible à la majorité de vos invités, un élément d’excitation à propos du lieu aide toujours aussi.
Restauration
La nourriture est un élément si important de tout événement, alors que vous choisissiez des canapés, un repas assis ou un cocktail, assurez-vous que le lieu peut offrir ce que vous voulez.
Découvrez quelles spécialités le chef peut proposer et qui peuvent donner à votre événement un point de différence. Assurez-vous toujours que vous avez également pris en compte les exigences alimentaires particulières de vos invités.
Atmosphère
L’aspect et la convivialité du lieu ou de l’espace événementiel constituent une grande partie de l’atmosphère d’un événement et du message que vous souhaitez transmettre.
Si vous souhaitez impressionner les invités lors d’un dîner de gala avec un décor moderne et une ambiance sophistiquée, vous devrez vous tourner vers des lieux plus contemporains.
Accès à la technologie
Assurez-vous que le lieu sera en mesure de gérer les exigences audiovisuelles de votre événement. De nombreux sites disposent d’une équipe audiovisuelle interne, qui est en mesure de donner vie à vos idées d’éclairage, de son et d’image ! Cela peut inclure n’importe quoi, de la mise en place d’une scène et d’un microphone pour les discours, à une salle de bal colorée et lumineuse avec votre logo projeté sur les murs.
Quel que soit l’occasion que vous célébrez, assurez-vous de visiter le lieu de votre événement personnellement pour le voir par vous-même et vous mettre à la place de vos invités.
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