Comme tous les organisateurs d’événements le savent, les bons événements ne s’organisent pas en un coup de baguette magique.
Il est essentiel de réfléchir aux équipements et décorations nécessaires au bon déroulement et au succès de l’événement.
Quels événements ont besoin de matériel ?
La plupart des événements ont besoin d’équipements et décorations. En voici quelques exemples :
•Conférences
•Salons professionnels
•Expositions
•Concerts
•Spectacles de comédie
•Pièces de théâtre
•Projections de films
•Classes
Matériel de base pour événement
Bien que chaque événement soit unique, certains types d’équipements seront toujours nécessaires pour que tout se passe bien. Passons en revue certains des équipements événementiels les plus génériques.
1. Tables et chaises
Tout événement qui propose de la nourriture, comme des conférences ou des performances, aura besoin de tables et de chaises pour les invités. Les exceptions notables incluent les réceptions et les raves. Mais même lors de ces occasions, une table ou deux peuvent être pratiques.
2. Tentes et auvents
Si vous organisez un événement en plein air, c’est une bonne idée de vous protéger des intempéries en apportant une tente ou un auvent.
3. Panneaux et banderoles
La signalisation événementielle est indispensable pour presque tous les événements, même s’il s’agit simplement de montrer aux invités où se déroule l’événement. Il existe de nombreuses utilisations pour les panneaux et les bannières, à savoir :
•Une image de marque
•Le programme
•Des directions
•Un parking
•L’espace fumeur
4. Alimentation et câbles
Si vous organisez un événement en plein air, vous devrez réfléchir à la manière d’alimenter les festivités en électricité. Même les événements en salle peuvent nécessiter une ou deux rallonges supplémentaires.
5. Éclairage
Que vous aimiez les lasers et les projecteurs ou que vous ayez simplement besoin d’un éclairage tamisé pour créer l’ambiance, louer des systèmes d’éclairage est une bonne idée pour permettre aux invités de voir ce qu’il se passe. Vous pouvez vous en servir pour éclairer la salle de réception dans son ensemble ou encore la scène ou les podiums.
6. Scène
Si votre événement présente n’importe quel type d’artiste ou de conférencier, il est utile d’avoir une scène pour permettre à tous les spectateurs de les voir et de les entendre distinctement.
7. Son
Comme l’éclairage, l’équipement de sonorisation est un élément essentiel de tout événement comportant des discours ou des performances. Voici quelques-uns des équipements de sonorisation dont vous pourriez avoir besoin :
•Micros
•Haut-parleurs
•Retours de scène
•Pieds de microphone et d’enceinte
•Table de mixage
•Écouteurs
•Platines
•Lecteur de musique (téléphone, tablette ou ordinateur portable)
8. Visuels
Les présentations peuvent convenir à de nombreux événements, comme par exemple pour une démonstration de produits d’entreprise ou un diaporama de photos de famille embarrassantes lors d’une fête d’anniversaire ou autre. Assurez-vous d’avoir le bon équipement visuel pour les présentations (ordinateur portable, Power Point, projecteur…).
9. Stockage
Vous aurez également besoin d’un endroit pour ranger tous vos équipements dès la fin de votre événement. Mais une lieu de stockage peut aussi servir à conserver la nourriture et les boissons.
Matériel spécial pour événement
Si vous organisez un événement spécial qui n’est pas couvert par l’équipement plus générique, c’est une bonne idée de réfléchir très sérieusement à ce dont vous auriez besoin pour votre événement.
Voici des exemples d’équipements spéciaux requis pour différents types d’événements :
•Fournitures d’art et d’artisanat pour les ateliers
•Instruments pour les cours de musique
•Ustensiles, machines et ingrédients pour événements gastronomiques
•Équipements sportifs pour le fitness et les événements sportifs
•Décorations festives pour les fêtes (ballons, banderoles, châteaux gonflables…)
Comment obtenir du matériel pour votre événement ?
Plusieurs options s’offrent à vous pour acquérir le matériel adapté à votre événement, quel que soit votre budget.
1. Acheter du neuf
Si l’argent n’est pas un problème ou si l’équipement événementiel dont vous avez besoin n’est tout simplement pas si cher, votre meilleur pari est d’acheter ce dont vous avez besoin tout neuf. De cette façon, vous pouvez le conserver et de l’utiliser aussi souvent que vous le souhaitez, lors de vos prochains événements.
2. Achetez d’occasion
Si ce dont vous avez besoin est un peu cher, il peut être intéressant de rechercher des bonnes affaires pour acheter du matériel événementiel d’occasion.
3. Louer
Si vous n’avez besoin d’un équipement spécial que pour une courte période (disons pour un ou deux événements), la location d’équipement événementiel est la meilleure option. La location d’équipement est un moyen abordable d’obtenir ce dont vous avez besoin, à un prix bas.
4. Louer pour devenir propriétaire
Si vous n’êtes pas sûr d’organiser un événement similaire à l’avenir, mais envisagez de le faire si le premier est un succès, essayez de louer du matériel avec la possibilité de l’acheter à une date ultérieure.
Vous devriez maintenant avoir une assez bonne idée de ce dont vous avez besoin, où le trouver et de combien d’argent vous devrez vous séparer.
Découvrez les autres articles de la catégorie Détente pour profiter de vos différents loisirs et événements dans les meilleures conditions.
